浅谈项目负责人制在高校学生社团中的应用

2006-10-28 00:00:00 评论(0)
这是给我们讲授“教育项目管理”的张念副教授布置的一篇作业——运用项目管理的原理,写一篇关于教育项目管理的文章,作为期中考试。我运用了在这个课程中学到的原理性的知识,结合在学生社团工作中的亲身体验而写成了这篇文章,现拿出来与到家分享。
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浅谈项目负责人制高校学生社团中的应用

 

何文超

 

(北京师范大学珠海分校教育学院教育经营系,珠海 519085

 

  要:目前我国各高校里存在各种各样的学生社团,他们的发展存在很多的问题,其中内部管理是一个很大的方面。本文将分析高校学生社团的特点,提出让其引入项目负责人制,使其走出困境;在解释项目负责人制的具体概念和特性的同时,提供一套项目负责人制的操作程序供参考。最后将论述高校学生社团引入项目负责人制将可能出现的进步和发展,以及可能出现的问题和弊端。

 

关键字:高校;学生社团;项目管理;项目负责人制

 

一、高校学生社团的困境

 

大多数的高校里,都存在或多或少的学生社团。它们是大学生根据个人的兴趣、爱好和特长,经过有关部门批准,以学生自愿方式组成的业余性的学生群体组织。广义学生社团包括高校中的学生会组织、研究生会组织、各种专门性学生组织。本文探讨的学生社团是指高校学生会组织、研究生会组织以外的专门性的学生组织,如各种社团。

 

大多数的高校学生社团是由不同院系不同年级的学生所组成的,它们各自有不同的专业背景,因为共同的兴趣、爱好和特长才走到一起,促成一个组织的发展。然而,现实情况中,很多社团是虎头蛇尾,一开始红红火火,到后来就难以维系。并且社团活动参与热情与年级增长成反比,无论是社团组织者还是社团活动参与者,都有不同程度的倦怠。究其原因,除了学校硬件和软件方面的外部原因,很关键一点,还是内部管理机制所导致的。

 

高校学生社团本身就有先天不足,它不同于公司企业有完善制度的约束,有经济利益的驱动;它不同于政府机关有众多职责的限制,有相应职权的支持;它也不同于社会上的正规社团有完整固定的组织机构,并且能聚集各种相关资源。一般来说,大多数的高校学生社团都存在以下弱点:

 

(一)组织上的松散性

 

由于学生社团是由学生组成的,管理上是学生管理学生,而且社团对于学生的大学课程学习来说,可以说是可有可无的,它只是课余时间做点事情的平台,因此,学生社团组织上无法做到严密,而是呈现松散的状态。由于不能对会员甚至是管理层成员的退出作硬性规定,因此,组织在人员上的变动,可以说是随时可能发生的。

 

(二)缺乏延续性

 

一般来说,高校学生社团的人员周期是两年,如果学生在大一的时候成为普通会员,他们最多在大三就基本不再参加社团的活动了;如果学生在大二进入到管理层,成为部长或者会长等,他们最多做到大三,也就要退下来了。而至于那些加入了社团但从来不参加活动的会员就更不用说了。因此,高校社团的人员的延续性非常弱,特别是管理层一换,整个社团的方向和风貌可能都会随之而变。

 

(三)计划失效性

 

由于校内的各种情况随时会变动,无法预知,同时学生社团的活动又必须依赖学校的各个相关部门,还必须在相关部门工作不冲突的情况下才能开展,因此各个社团在学期开始作出的整个学期的具体活动计划,很多都是难以按照计划实现的,都受包括学校临时规定、课程安排改变、学业任务增减、相关部门活动等变化条件的制约。

 

(四)资源错位性

 

由于社团资源有限,不可能由一个组织、固定人员同时间或者相对紧凑地举办多个活动。另一方面,有点子有能力有才华的人,绝不仅仅局限在社团的现有管理层的,会员或者甚至社团以外的人,也可能希望通过社团这个平台来开展一些活动,但由于社团从一开始就设定了理事会成员名额,后来者难以加入,而有点子希望开展某项活动的同学又可能不希望长期担任理事会干部的职位,而只不过是希望暂时得到一个发挥的舞台。这样,实际上就出现一种资源错位现象,应该发挥作用的资源没有机会发挥作用,导致资源的浪费。

 

(五)低效率性

 

高校学生社团里面,无论是管理层还是普通的会员,都是来自不同学系和年级的。无论在时间还是空间上,沟通上都存在一定的不便。这使得组织内的各种决定,实施起来效率很低。

 

因此,我们提出一种新的内部管理机制——项目负责人制,试图让其在社团内部运用,减少上述弱点对社团发展所产生的障碍。

 

 

二、项目负责人制的概念与特性

 

这里的项目负责人制,是基于学生社团管理的传统模式的弊端而提出的。在传统模式下,学生社团以固有模式和标准,按照一定的程序,周而复始地做一类事情。传统模式的管理,注重对效率和质量的考核,注重当前执行情况与前期进行比较。比如社团里的各种常规工作:招新、外联、宣传、活动、总结、改选、交接等等……以职能来划分,相同的人做基本相同的事,在一定时期内周而复始地进行。

 

相对于传统模式,我们提出“项目”模式。所谓“项目”,就是一个特殊的、即将被完成的、有限的任务;它是在一定时间内,满足一系列特定目标的多项相关工作的总称。这里包含三层含义:项目是一项有待完成的任务,且有特定的环境与要求;在一定的组织机构内,利用有限资源(人力、物力、财力等)在规定的时间内完成任务;任务要满足一定性能、质量、数量、技术指标等要求。作为学生社团里的一个项目,它是一个独特的任务,可以是不固定的人临时组成团队来开展工作,所开展的工作要在一定的条件下开展,这种条件包括主管部门的态度、社团领导层的要求、社团本身的宗旨、所能占有的各种人力物力财力资源等等。

 

总的来说,高校学生社团内的项目,具有以下三个特性:

 

(一)暂时性

 

项目不是连续循环的工作,在它的确立在一开始就明确了起点和终点,不会让学生感到有源源不断的工作要去承担,他们可以更好地安排学习和工作的时间,更尽心地去完成项目相关的工作。即使他们在工作中遇到挫折,有退出社团放弃工作的欲望,也不会马上付诸行动。因为他们清楚地认识到,即使退出,也要等目前所从事的项目结束以后在提出。另一方面,由于项目是暂时的,学生们会花更多的心思来做好其工作,珍惜这次来之不易的机会。这样,每个项目都基本能按照项目计划去实施。而不会向传统模式那样,某些工作人员会产生厌倦感,随时退出没商量。

 

(二)独立性

 

每一项目都是独特的,不同于以前任何一个同类项目的。项目与项目之间,要么名称相同而内容不同,要么内容基本相同而要求不同。每一个项目都是各自独立的,不会让当前的项目实施者担心日后如何承继,如何寻找更多的人继续把工作做下去。同时,每一个项目实施者也不需要过于受先例的干扰,能够按照目前的条件做相应的工作。这不仅能去除厌倦感,还能激发学生挑战难度的动力和斗志。

 

(三)高效性

 

在项目中,每个环节都要充分注意。由于学生社团中的活动都是在课余时间进行的,开展活动的每个工作人员的空余时间都不是固定的,具有较大的随机性和变动性。因此,如果按照传统模式来指派任务,其工作效率难以保证。任务指派得当,任务承担者配合,工作可能一下子完成;任务指派不当,加之任务承担者主观上或客观上配合不足,任务就会拖拉,甚至无法完成而中途夭折。因此传统模式下的社团活动是兼冒进性和突变性有之。而作为项目的活动中,项目内的成员都有自己明确的工作目标,工作目标往往是在小组讨论的基础上自己设定的。不管自己的空余时间如何变化,既然愿意参与到这个项目,就会努力地设法完成任务,每个环节都注意认真完成,发自内心地推进项目良性发展,步步为营,逐渐趋于目标,高效保质地完成。

 

高校学生社团推行项目负责人制,能充分调动社团干部组织策划活动的积极性,优化社团内部资源配置,给各位干部、理事甚至普通会员提供发挥个人才能的舞台,保证社团各项活动的顺利进行,做到简洁高效、主题突出、责任明确。

 

 

三、开展项目的基本程序

 

(一)项目负责人提案

 

任何社团成员均可提出新颖、可行的活动设想,并初步做出活动策划,包括该活动的目的、形式、活动流程、经费预算、所需人员等,填写活动申请表,交社团策划部门包装、完善,经发起人同意后再提交至社团领导层和主管单位审批。活动须符合社团自身定位,经费预算须合理,审批通过后即可开展活动,该活动最初发起人即成为该活动的具体负责人——即“项目负责人”。任何有热情、有想法的成员均有可能成为“项目负责人”,在该项目范围内对社团领导层负责,确保这项活动按时按质地完成,并达到预期效果。

 

(二)组建项目小组

 

“项目负责人”产生之后,即根据活动的需要,在活动策划部门的协助下联系各部门和学院的负责人,可从学校各部门、各学院中选择合适成员,成立项目组。“项目负责人”自然成为项目小组的组长。项目组自成立之日起即要明确分工,在组长的领导下,负责具体活动的开展,包括活动的审批、活动的展开、活动后期的总结等等。项目组作为独立单位完成活动,并虚心接受社团领导层和主管单位的意见。

 

(三)经费筹措

 

由于项目是个人提出并组建自愿参加的同学形成团队开展的,因此,在经费筹措问题上,存在自愿出资的可能。此外,由于项目负责人本身提出项目就应该对项目涉及的各个方面有清晰认识,并且了解自身的社会关系优势,因此一方面可以比较清晰地知道大概需要哪些资源,另一方面能尽可能发挥自身的优势,获取其他人无法获取的支持。当然,若项目负责人自身资源不多,社团还是应该提供一个舞台,如果有相应的经费支持就更好;若项目规模比较大,影响力也比较大,就可以尝试拉赞助,获取经费。而经费筹措问题本身就是立项审批的时候应该关注的问题,立项以后,项目负责人应该按照既定的计划来筹措经费。

 

(四)项目开展

 

各项措施准备就绪之后,项目负责人带领项目小组开展各项工作。同时,社团领导层和主管部门适时做出监督和指导,使项目更好地按照计划进行,避免发生人为错误。

 

(五)项目结束

 

项目结束以后,各项费用、各项物资应该进行盘点清算和结账,项目负责人应撰写项目总结报告,由社团相关部门存档,以备今后参考。项目结束后,项目小组即可解散,各个成员回归原来所在的部门,如果不希望继续工作的,项目结束后即可退出社团或不参与日后的工作(社团常任干部除外)。

 

以下用流程图来表示高校学生社团开展项目的基本流程:

 

 

 

 

四、项目负责人制给高校学生社团带来的意义

 

(一)更有效的团队建设

 

作为一种临时的一次性的具有高度目的性的项目团队,它更适合学生这种既要应付学业,又要兼顾课外活动,还要锻炼综合能力的特殊身份。项目团队的形式能充分调动学生的积极性,没有以往反复工作的疲累和顾虑。而且,由于项目团队是通过项目负责人自有的关系召集或公开招募其他学生自愿参加而组建的,其人员结构背景比较复杂,他们来自不同学院不同年级不同部门,还有着千差万别的经历,按照生态学的理论观点来说,这种群体内部的复杂性有利于群体的良性发展。项目任务的多样性要求项目团队成员的优势也具有多样性,通过这种形式来组建项目团队,可以有效规避传统社团管理中的固定的人做固定的事的模式的人员优势单一性的弊端,使项目操作过程中的各种问题有足够的储备应对者和解决者。

 

(二)更有效的目标管理

 

传统模式下,由于各个工作人员所在的职能部门是固定的,社团开展活动的管理人员往往给工作人员直接指派相对固定的具体任务,工作人员直接按照管理人员的具体要求去做,其目标管理往往以职能部门为中心,具体实施起来部门内部容易出现推卸责任和考核失公平的情况。而在项目负责人制中,高度的目的性使管理人员往往采用以落实到个人的目标管理的方式,告诉各个工作人员其需要达到的各自的目标,而达到这个目标的过程所需要的具体工作,往往通过指导性的意见来交流,至于具体如何实现具体到个人的目标,则由工作人员自行决定。这样项目团队里各个成员能够根据自身占有资源的优势和自身的时间安排来开展工作,而且由于个人责任和目标更明确,因此项目团队中的各个成员会更努力地在指定的时间内完成内创造性地完成其应该完成的任务。

 

(三)更有效的沟通管理

 

这里的沟通管理是指确保项目信息能够及时适当地产生、收集、传播、保存和最终处理所必须的过程。在传统模式下,沟通存在许多障碍。在以下职能型沟通路径图中我们可以看到,每有一个新的活动需要开展,社团领导层会召集各个职能部门的部长来开会,讨论具体事项和布置任务。各个部长再召集其部门的干事开会布置任务。在具体工作操作工程中遇到问题,就层层上报,等待会长或老师出面处理。这种双层甚至多层的沟通存在时间上和空间上的障碍,沟通容易失真而且效率低下。再加上各个部门的干事都是来自不同的学院不同的年级,如果他们平时没有工作以外的交流,在工作中的正式沟通缺乏共同的认知背景和情感基础。学生没有固定的办公地点,没有固定的“上班时间”,沟通往往是直线沟通的,这使得沟通的时间成本非常高。

 

 

 

而从项目团队内部网状组织结构图可以看出,在项目负责人制下,项目团队以项目负责人为中心,以网状结构进行沟通。项目负责人直接与具体工作人员沟通,打破层级关系,所有人员均以目标分类,同类人员在平等的基础上进行沟通,沟通可以比较畅顺,而且沟通成本低。此外,由于一次性的项目之所以能够吸引项目成员参与进来,是因为大家都有共同的认识背景,有共同的价值取向,还受到项目负责人的个人人格魅力的影响。所以他们在沟通以前,在很多问题上本身就自然形成了共识,沟通的内容大多是项目的具体工作,而不是项目本身的意义问题。

 

 

在外部沟通方面,传统的职能型的沟通需要动用各个职能部门进行外部沟通,而且社团领导层也需要频繁地向主管单位汇报,必要时社团领导层还需要直接与相关部门和服务对象沟通,这样的沟通缺乏系统性和整体性,容易出现沟通重复、沟通遗漏和沟通前后矛盾的现象。这种沟通模式往往是无计划的,以突发事件为中心。我们再看以下的项目外部沟通路径图,项目负责人同时与项目团队、项目对象、相关部门以及社团领导层和主管单位进行沟通。项目负责人与相关部门和项目对象的沟通又是为项目团队与他们沟通做好铺垫。这种沟通模式由项目负责人作总指挥,更具有系统性和整体性。沟通往往是有计划地进行,以整体目标和任务细分为中心。

 

五、项目负责人制给高校学生社团带来的新问题

 

(一)环境分析与判断准确度低下

 

由于项目负责人可以不是社团的常任干部,因此作为个人提出项目,希望社团能给其一个发挥的舞台,其往往对社团所能提供的条件以及校内相关部门的支持有过高的期望,对其项目的外部环境分析出现失真。一方面在人际关系上,项目负责人未必能马上跟某些项目干系人(如主管单位领导、相关部门工作人员和项目实施对象等)取得全面和良好的认识和沟通;另一方面项目负责人由于可能缺乏经验,对校内各种成文和不成文的规章制度并不是太了解,或者理解失真,往往在提出项目的时候把这种外部环境对项目的影响看得过于乐观,这也跟其为了说服社团领导层和主管单位允许其开展该项目而尽量多展示有利条件有关,而这种主观理解的“有利条件”的展示,恰恰是不利于项目的实际操作的。

 

(二)吸取教训多于积累经验

 

相对于传统模式来说,“项目”模式的一个很大的不足之处,就是它不能像传统模式那样由于每次活动都是固定人员作相对固定的事,因此每举办一个新的活动,组织的成熟度就有所增加,活动使得社团骨干的熟练程度滚动发展。而在“项目”模式下,每一个新的活动的组织者,都可能是一个新的团队,虽然项目是在固定的社团领导层和主管单位指导下开展,但是项目操作人员毕竟是缺乏经验的。而对于学生来说,由于缺乏社会经验,也缺乏校内组织活动的经验,其操作一个新的项目,往往会犯很多错误,走很多弯路,最终才能把项目完成,也有可能最终完成不了,项目失败。但是,如果在传统模式下,一次的失败是可以给下次活动的成功增添筹码的;但是在“项目”模式下,基于社团领导层和主管单位对风险的考虑,一次的失败可能葬送了项目负责人下次再次提出新项目的机会,因此其积累的经验无法成为组织的经验,然而其吸取的教训却成为组织不鼓励类似活动再次举办的理由。

 

(三)项目团队容易出现在授权以外范围进行活动的情况

 

项目负责人制下产生的项目团队,每进行一项大的任务,都应该向社团领导层和主管单位汇报。然而,由于对于学生来说,他们在从事某些活动的时候,可能会害怕老师的“过分关注”而导致失败,因此会有意无意地隐瞒一些信息。同时,在项目团队对外联系的时候,往往会直接使用社团或者学校的名义进行,而社团领导层和主管单位在没有直接参与这过程的情况下,难以控制项目团队对外联系中的承诺。如果项目团队许下无法实现的承诺,最终责任还是社团主管单位承担的,因为学生组建的项目团队甚至社团本身并没有主体资格。这样,就给学校相关主管单位带来相当的风险了。

 

(四)财务管理方面难以控制

 

对于一些涉及资金量较大的项目,其财务管理存在双重性。一方面社团本身有秘书处进行财务管理,进行用款审批、报销、成本控制等;另一方面项目团队得到一笔资金以后,其内部也需要进行相关的管理。而当这两方面的管理人员之间的沟通存在问题的时候,财务管理便很难控制。由于受到专业水平的限制,作为在校学生的项目团队,难以作出比较全面的财务报表,也没有这样的时间,他们得到资金以后,往往见步行步,遇到需要用款就轻易做出决定,成本控制很成问题。另外用款方面也容易因为缺乏监督而出现挪用项目资金作私用的腐败现象。由于项目团队本身存在相对的独立性,因此社团领导层和主管单位往往对这些情况难以直接控制。

 

(五)社团领导层权威受威胁

 

在传统的学生社团里,会长、副会长往往是承担最多任务的角色,只有一些次要的事情才会让干事去做。社团的一些重大功劳,往往都是加在社团领导层身上的。如果社团引入项目负责人制,那么社团领导层很可能由做事者变成管事者,从舞台上的表演者变成舞台下的后勤保障人员,而如果项目负责人做事比较得力,社团领导层甚至好像不需要花太多精力。因此,社团成员渐渐地会觉得社团领导层是虚设的,没有做具体事情的,从而其权威会直线下降,从表面上直观觉得社团领导层可有可无。一旦某个项目做得很成功,项目负责人会受到来自学生和老师的夸奖。这样,社团领导层的地位也就不复存在了。要解决这个问题,唯一的方法是社团领导层成员自身应该多提出项目,自己成为项目负责人;同时某些普通同学一旦多次成为项目负责人,并且比较成功地运作了项目的话,应该尽快将其吸收成为社团领导层成员或者其他常设部门的干部。

 


六、结论

 

项目管理是一种新型的学问,也是逐渐被各种公司企业、政府机关和团体组织所重视的一种管理方式。项目负责人制的理念和操作能给组织带来很大的活力,使组织各项工作变得权责分明,促使组织不断创新并且吸引更多的优秀人才的加盟。这种制度引入高校社团的管理当中,是社团自身发展的一种新尝试,也是社团解决一向存在的问题和弊端的手段。但任何事物都有两面性的,项目负责人制也不是万能的,也有其弊端。笔者认为,社团没有必要通过革命性的方式进行内部改造,而应该在已有的职能部门的基础上,让原班人马用这种模式开展活动,成熟了之后再对外推广。这样可以避免项目负责人制的弊端给社团带来太大的冲击。总的来说,每个社团都应该根据自身的特点,选择最适合自身发展的管理模式,这才是真正的硬道理。

 

 

    [1] 杨宝忠. 高校学生社团建设的理性思考[D]. 沈阳:东北师范大学,2004.

    [2] 甘华鸣等. 项目管理[M]. 北京:中国国际广播出版社,2002

    [3] 徐锐. 潜论高校学生社团的组织结构设计[J] . 高教探索. 2005. 2



 

 



 

Elementary Introduction to the Application for the System of Project Manager’s Responsibility in Student Associations in Colleges and Universities

 

Abstract: Nowadays, there are various student associations in most colleges and universities, with considerable problems in their developing, one serious aspect of which is inner management. This paper analyses the characteristics of student associations in colleges and universities, and then put forwards the system of project responsibility which may take them out of the jam. While explains the concepts and characteristics of the system, this paper also provides a set of process of it. And in the end, it discusses the significances and new problems brought from the new system.

 

        Keywords: College; University; Student Association; Project Management; the System of Project Responsibility


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最新评论:

  • olay说道:

    我应该早一点看到这篇文章,但是我的社团时光已经过去了。 那时候很幸福,即使失败也没有太大成本。

  • 猪猪kenya说道:

    师兄,很感谢你这篇文章。看了你的文章后,我内心只有一句话“我要向你好好学习”。你所提到的社团问题,我颇有感受的,因为我曾是一个社团的负责人,存在一系列的问题而制约着社团按起初规划来健康发展,无论是管理问题还是财务问题(财务问题是也可以算是一个重要的问题),都出现你分析的那样。。 我是一个管理学院的学生,看了你的文章后,我更只有说一句“我要好好向你学习”。管理专业可以说,我们学的比其他同学学的好一点的,其实只有内心一句--我没有好好的学,没有好好的运用。。 第一次上你的个人主页,虽晚不恨晚。望师兄再发表文章,让师弟跟着学习。谢谢!

    • 何文超说道:

      实在不敢当,其实我那只是很浅薄的认识。不过我觉得把理论用到实际,确实是既重要又不容易——简单来说就是说得容易,做起来难。虽然现在会面临很多很多的问题,但是在校园这个环境里,毕竟失败带来成本和损失不会很高的,但回头再看看自己处理问题的方式,会得到很多启迪的。

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